Einleitung
Wir erinnern uns: Das Konzept von Raumbuchungs-Systemen entstand, um Nutzer beim Finden, Auswählen und Buchen von gemeinsam genutzten Meetingräumen zu helfen. Dank Protokollierung konnten Administratoren bunte Bilder für das Management betreffend Auslastung basteln. Was diese jedoch selten gemacht haben, weil alle halbwegs happy waren, wenn sie meist einen passenden Raum bekommen haben. So weit, so harmlos. Aber nun? Man kann es nur als Covid-19 bedingter Turbo für Buchungssysteme bezeichnen.
Kurzum, nur wenige haben Raumbuchungs-Systems wirklich ganzheitlich genutzt, weil es zwar sehr hilfreich war, aber nicht 100% zwingend.
Für Neueinsteiger ins Thema empfehle ich meine Blog-Serie
10 Fragen des Raummanagements.
Und dann kam Covid 19!
Die Komplexität stieg um ein Vielfaches und das Thema steht plötzlich im Mittelpunkt. Je mehr Unternehmen versuchen, die Mitarbeiter wieder in den Office-Alltag zurückzuführen, umso mehr erkennen, dass ihnen Entscheidendes fehlt.
Seither werden nicht nur Meetingräume gebucht, sondern auch viele andere Ressourcen. Eine Fülle von neuen Regeln, die es UNBEDINGT einzuhalten gilt, kommt hinzu. Aber vergessen wir nicht den entscheidenden Unterschied zu früher:
Es drohen strafrechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber, wenn durch die Nicht-Einhaltung mancher Regeln Arbeitnehmer gefährdet werden.
Business Wahrheit anno 2021
So schnell ändern sich die Zeiten.
Früher gab es eine einzige und sehr einfache Regel:
Wenn ein Raum nicht gebucht ist, ist er wohl frei! Und wenn nicht, wird sich was anders finden.
In der aktuellen Situation gelten ZUSÄTZLICH jedoch viele neue Regeln und die Einhaltung derselben ist nicht mehr optional.
Die neue Realität
- Reduktion der Arbeitsplatzdichte
Mindestabstände in Shared Spaces (z.B. Großraumbüros) müssen eingehalten werden. Nur jeder zweite (oder nächste Woche vielleicht nur mehr jeder dritte) Arbeitsplatz ist frei zur Verwendung; alle andern sind geblockt.
Die Gesamtzahl der Nutzer ist zu protokollieren.
- Arbeitsplatz-Desinfektion
Nachdem Person A z.B. einen Arbeitsplatz nutzte, muss dieser zeitnah gereinigt/desinfiziert werden, bevor Person B ihn nutzen darf.
In welchem System wird das verwaltet? Wie zeige ich den Status auf den Arbeitsplätzen (manipulationssicher!) an? - Kontakt-Nachverfolgung.
Der letzte Test von Person X war positiv er/sie war vorgestern im Büro!
Welcher Arbeitsplatz wurde benutzt? Welche Kollegen waren zur selben Zeit im gleichen Raum? - Regelmäßige gründliche Reinigung braucht Zeit
Gut möglich, dass manchmal ganze Stockwerke nicht verfügbar sind. Die Mitarbeiter müssen per Wegeleit-System umdirigiert werden.
Wer informiert die Nutzer? Ein A4-Zettel im Aufzug wohl kaum, oder?
Welches System hilft also bei der Kontrolle? Ist dem einzelnen Nutzer wirklich ein Vorwurf zu machen, wenn das Reservierungs-System ein Meeting mit 10 Personen zulässt, in den Raum aber nur 6 Leute reindürfen?
Könnte nicht das Türschild deutlich sichtbar „Eintritt verboten“ signalisieren, wenn die max. zulässigen Anzahl an Personen schon im Raum ist?
Covid-19 bedingter Turbo für Buchungssysteme
Wo ein Bedarf, da auch ein Angebot. Kein Wunder also, dass die Auswahl an Lösungen in den letzten Monaten signifikant angestiegen ist. Nicht alle davon basieren jedoch auf langjähriger Erfahrung im Thema.
Es ist also wichtiger denn je, trotz der gebotenen Dringlichkeit einen sauberen Evaluierungs-Prozess zu machen und auf die Einbindung in bestehende IT-Landschaften Rücksicht zu nehmen. Wer schon RFID Badges für die Türen verwendet, wird diese auch künftig als Identity-Provider für das Contact Tracing verwenden wollen. Wer schon auf Office365 ist, wird wegen ein paar Türschildern nicht die Plattform wechseln.
Es gibt einige professionelle und ganzheitliche Lösungen auf dem Markt und jeder Anbieter wird Ihnen sein System als das Größte, Schönste, Beste schmackhaft machen. Die Phrase Covid-19 bedingter Turbo für Buchungssysteme ist schon gefallen Aber passt es auch zu Ihren Bestands-Systemen? Zu Ihren Prozessen und Anforderungen? Taugt es auch längerfristig für mehr als nur die Abdeckung der unmittelbaren Bedürfnisse in Sachen COVID-19?
Als Marken-unabhängiger Berater unterstütze ich Sie bei Ihren Projekten neutral und ganzheitlich. Mit reichlich Technik-Verständnis aber auch jeder Menge Business-Know-How, denn die Sache ist viel zu wichtig, um die damit verbundenen Projekte nicht ernst zu nehmen. Ich freue mich auf Ihr Feedback.