Lange wurde darüber gesprochen, nun sind sie endlich lieferbar:
Microsoft Teams Panels.
Was ist es?
Microsoft Teams Panels sind interaktive elektronische Türschilder für Meeting-Zonen, die nicht nur den Buchungsstatus anzeigen, sondern an denen man auch aktiv Buchungen durchführen kann.
Eine vollständige Auflistung typischer Einsatzszenarien finden Sie in meiner Grundlagen-Serie zum Thema Raummanagement-Teil-2 . Neueinsteigern in dem Thema lege ich die gesamte Series ans Herz sowie meinen aktuellen Artikel Covid-19 bedingter Turbo für Buchungssysteme.
Trotz intensiver PR-Maschine hat Microsoft jedoch weder das interaktive Türschild erfunden, noch ist es zum jetzigen Auslieferungszustand extrem innovativ. ABER man kann die Situation auch so deuten, dass diese Geräte-Spezies nun endlich im Mainstream angekommen ist und nach vielen Jahren mit eher kleineren Schritten nun größere Innovationen möglich sind.
Nach Zoom und Cisco Webex ist nun Microsoft der dritte große Collaboration-Anbieter, der das Thema konkret in sein Produkt-Portfolio einbaut. Die Entwicklung ist durchaus bemerkenswert.
Technische Grundlagen
Ein interaktives Türschild ist meist ein per PoE mit Netzwerk und Power versorgtes Android-Tablet, welches mittels zusätzlicher Hardware-Features besser an die Anwendung angepasst ist. Je nach Hersteller sind dies diverse Sensoren wie Präsenzmelder, Temperatursensoren, seitliche LED-Flächen und ähnliches. Auf diesem Tablet wird nun der Kalender des Meetingraums (stellvertretend für alle Arten von reservierbaren Flächen) angezeigt. In der überwiegenden Mehrzahl der Kunden ist das eine Raum-Mailbox auf einem MS Exchange Server bzw. seinem Äquivalent in der Microsoft365 Cloud.
Dank Touchscreen können am Teams Panels auch sogenannte AdHoc-Buchungen vorgenommen werden, d.h. der Raum direkt vor Ort ohne vorherige Reservierung in temporären Besitz genommen werden.
Besonderheiten der Microsoft Teams Panels
Die neuen Produkte heißen nicht umsonst Microsoft TEAMS Panels. Obwohl die Kalender-Informationen über den Exchange Server geliefert werden, heißen die Panels nicht Exchange oder Outlook Panels. Der Name TEAMS Panel wurde mit Absicht gewählt; die Verbindung mit dem MTR (Microsoft Teams Rooms) ist gewollt und die Verzahnung intensiver als man vermutet.
Dies ist aus zwei Gründen so:
- Der Kalender ist nicht zentrales Element eines Meetings, sondern nur eine organisatorische Hilfe. Der Zweck des Meetings steht im Vordergrund und das ist die eben für Microsoft die Team-Collaboration. Türschilder gehören da richtigerweise mit zur Customer Journey.
- Seit vielen Jahren gilt im Hause Microsoft schon die Devise:
Every Meeting is an online meeting.
Microsoft Devise
Folglich muss auch jedes Meeting in einem physischen Raum ein MS Teams-Meeting sein. Dies führt zu folgenden Besonderheiten:
Jede Ad-Hoc-Buchung an MS Teams Panels ergibt nicht nur eine Buchung im Kalender, sondern generiert auch automatisch ein MS Teams Meeting mit dem Raum als Organisator!
Die Benutzer müssen nur mehr eintreten und können direkt am MTR das Meeting per One-Touch-Join starten! Teilnehme können hinzugefügt werden, Vor-Ort Teilnehmer können den eigenen Teams-Client auf das MTR spiegeln und vieles mehr. Und selbst wenn keine remote Teilnehmer Teil des Meetings sind, stehen alle Funktionen wie Whiteboard & Co zur Verfügung.
In der Tat eine sehr schlaue Methode, MS Teams als DAS Collaborations-Werkzeug zu etablieren!
Sehen Sie selbst in diesem Youtube-Video:
Zusatzfeatures der MS Teams Panels
Natürlich muss eine Lösung aus dem Jahr 2021 deutlich mehr können als die Ahnen der MS Teams Panels schon immer konnten. Zur Erinnerung: Raum-Mailboxen gibt es schon seit Exchange 2007!
Aktuell gehen die Meinungen noch auseinander, ob die folgenden Funktionen vom Start weg verfügbar sind oder in den nächsten Monaten zeitnah ausgerollt werden:
- Anzeige von Grundrissen des Gebäudes, damit an jedem Türschild eine Übersicht des Free/Busy-Status aller Räume im Umkreis angezeigt werden kann und auch gleich „nearby rooms“ gebucht werden können. Ein erster Schritt in Richtung Wegeleitung.
- Warnung, dass die maximal erlaubte Anzahl an Personen im Raum erreicht ist. Also eine smarte „Bitte nicht (mehr) eintreten“-Funktion. In COVID-19 Zeiten ein echtes Killer-Feature, welches ich schon hier angesprochen habe.
Die Info dazu stammt (aktuell!) von einer intelligenten Kamera des MTR (Teams Room Systems), wie z.B. Huddly IQ Camera. Gut möglich, dass dies künftig direkt in der Teams-App des MTR erledigt wird und somit keine extra Smartness in der Kamera benötigt wird. - Anzeige auf der Bedienkonsole im Raum, dass sich die Teilnehmer für das nächste Meeting schon vor der Türe eingefunden haben. Diese Funktion ist speziell für jene Zeitgenossen gedacht, welche regelmäßig Ihre Buchungszeiten überschreiten und solange weitermachen, bis das nachfolgende Team mehr oder minder freundlich auf sich aufmerksam macht.
- Zumindest die MS Teams Panels von Crestron verfügen über einen Eingang für einen Präsenzmelder, welcher No-Shows detektieren kann. Alle Details dazu finden Sie in Teil 5 meiner Grundlagen-Serie.
Erweiterbarkeit und Modularisierung
Microsoft verspricht, geeignete APIs zur Verfügung zu stellen, um künftig noch viel mehr Funktionen auf die MS Teams Panels bringen zu können. Man spricht von „third-party APPS“, also ganzen Zusatzprogrammen, welche Zusatzfunktionen wie Catering, Taxi-Buchung für Gäste oder das Melden von Problemen an die Support-Mannschaft abdeckt! Meine ganz persönliche Meinung:
Mit Sicherheit ist die Erweiterbarkeit mit Apps einer der für mich spannendsten Aspekte der neuen MS Teams Panels und ein fundamental anderer Zugang als die monolithischen „Wir-können-alles“-Apps der Vergangenheit!
Harald Steindl
Dass hier mit MS Azure IoT-Hub eines der mächtigsten Cloud-Systeme im Hintergrund nur darauf wartet, von der Leine gelassen zu werden, verspricht hier grenzenlose Erweiterbarkeit.
Lizenzierung der Microsoft Teams Panels
Durchaus interessant ist auch die Lizenzierung. Bis dato waren Türschilder für Microsoft lizenzmäßig nicht existent. Diese visualisierten einen Exchange-Kalender und liefen somit unter der Lizenz der Raum-Mailbox. Nicht so jedoch bei den MS Teams Panels! Die neue Generation benötigt eine Microsoft Teams Rooms Standard Lizenz. Wenn der Raum, den das MS Teams Panel bedient, schon ein MTR installiert hat, wird natürlich keine zusätzliche Lizenz fällig. Hat die Besprechungszone aber (noch) kein MTR installiert, so werden trotzdem ca. USD 15,- pro Monat für die MTR-Lizenz fällig!
Zusammenfassung und Background-Info
Es ist an vielen Stellen erkennbar, dass Crestron ganz intensiv an der Entwicklung der Teams Panels involviert war. Kein Wunder, sind doch Tausende Crestron Touchpanels weltweit an den diversen Microsoft Standorten seit vielen Jahren im Einsatz. Mit YEALINK gibt es schon bald einen zweiten Anbieter von MS Teams Panels.
Die fundamentale Neuigkeit ist nun, dass Microsoft das Thema an sich gezogen und in eine eigene Android-App gekapselt hat. Updates kommen also nicht mehr von den Hardware-Herstellern, sondern über den App-Store direkt von Microsoft. Das exakt gleiche Konzept wie schon bei den MTR Raum-Systemen, über welche ich schon sehr bald viele Neuigkeiten berichten werde.
Trotzdem oder gerade deshalb werden interaktive Türschilder von anderen Herstellern nicht vom Markt verschwinden. Selbst Anbieter von MS Teams Panels bieten weiterhin ihre eigenen non-Teams Panels an. Dies ist richtig und gut, denn genauso wenig wie Microsoft bzw. der Exchange-Server das Thema Raumbuchung zu 100% abdeckt, so decken auch MS Teams Panels nicht alle Anwendungen ab. Man denke nur an Seminarhotels oder Universitäten, wo Produkte wie Oracle Opera oder Campus Online regieren.
Wenn Unternehmen jedoch massiv in MS Teams und Microsoft365 investiert sind, dann sind MS Teams Panels der logische Schritt. Man darf gespannt sein, wie die Entwicklung hier weitergeht.
Der Autor steht Ihnen auch weiterhin für Projekte zu diesem Themen zur Verfügung, denn Raumbuchung wird mit MS Teams Panels zwar spannender, die bisherige Erfahrung ist jedoch für die erfolgreiche Umsetzung weiterhin nötig.
UPDATE:
Unter https://www.haraldsteindl.eu/2021/08/wo-sind-die-ms-teams-panel-apps-bald-ist-es-soweit/ steht ein weiterer Blogpost zur Verfügung, der Neuigkeiten zum Stand August 2021 liefert.