BYOD steht bekanntlich für Bring Your Own Device und bedeutet, dass der Nutzer sein eigenes Endgerät mitbringen und an das Raumsystem anschließen kann. Dies war früher in Videokonferenz-Systemen nämlich nicht immer möglich. Das explosionsartige Wachstum von MS Teams, Zoom u.a. führte dazu, dass statt simplem Einspielen von Content die PCs plötzlich auch das Video-Meeting selbst hosten sollen. „Soft-Codec“ war das neue Buzzword, das die Verwendung von PC-Software statt Hardware-basierten VC-Geräten beschreibt. Aus der Kombination von BYOD und Soft-Codec wurde nun BYOM = Bring Your Own Meeting. Aber ist das eine gute Entwicklung? Ich habe meine Zweifel und daher nachfolgend 5 Gründe, warum BYOD/BYOM nicht die Lösung ist.
1. Warum fehlt die wichtigste Komponente im Raum?
Von einem klassischen Shared Space, also einer gemeinschaftlich genutzten Fläche wie z.B. einem Meetingraum müssen wir erwarten können, dass alles vorhanden ist, was wir für ein typisches Meeting brauchen. Beleuchtung an der Decke, Heizung/Klima/Lüftung, Stühle, Tisch und natürlich ein großes Display an der Wand. Zusätzlich eine auf den Raum abgestimmte Kamera und für den guten Ton noch Soundbars, Deckenmikrofone und Lautsprecher.
Für praktisch alle Meetings benötigen wir aber noch Zugriff auf MS Teams, Zoom, Webex & Co. Dies aber nicht nur, weil praktisch immer auch Remote Teilnehmer Teil des Meetings sind! Cloud-Collaboration Plattformen sind längst Teil unseres normalen Arbeitsalltages und bieten so viel mehr als nur Videocalls.
- Warum spricht der Meetingraum dann nicht MS Teams?
- Ernsthaft, der Raum kann selbständig nicht einmal die Firmen-Powerpoint vom Intranet anzeigen?
- Warum muss ich dazu erst eine Bildquelle in Form eines Notebooks (=BYOD) oder (noch viel schlimmer) den Videokonferenz-Endpunkt (=BYOM) in den Raum tragen und anstecken?
Ja, das sind durchaus ernstgemeinte Fragen. Lassen Sie uns das auf andere Bestandteile des Meetingraums anwenden:
- BYOC = Bring your own chair ?
NIEMAND käme auf die Idee, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Stühle in den Raum rollen müssen.- BYOL = Bring your own lamp?
NIEMAND verlangt, dass jeder seine eigene Stehlampe mitbringt, weil im Huddle-Room keine Beleuchtung installiert ist.WARUM muss dann einer der Teilnehmer per BYOD/BYOM die allerwichtigste Komponente zur Durchführung des Meetings selbst mitbringen?
Harald Steindl fragt sich warum BYOM richtig sein soll
Zur Erinnerung: Bei BYOD/BYOM geht es darum, dass mindestens ein (Personal!) Device der Nutzer zwingend gebraucht wird, damit überhaupt eine Präsentation am Display erscheint; damit überhaupt das Video-Meeting gestartet werden kann.
Grund Nr. 1, warum BYOD/BYOM nicht die Lösung ist:
Bei objektiver Betrachtung erscheint es willkürlich und höchst unlogisch, die wahrscheinlich wichtigste aller Komponenten für moderne Shared Spaces NICHT fix im Raum zu haben, sondern stattdessen per BYOD/BYOM den Nutzer zur Komplettierung des Systems zu nötigen.
2. Warum auf mein persönliches Device verzichten?
Jeder kennt die Situation: Irgendwer muss sein Notebook anstecken und alle sehen zuerst einmal das Hintergrundbild mit Kind und Ehepartner in Badekleidung oder Ordnernamen von vertraulichen Projekten auf dem nun veröffentlichten Desktop. Sollte dieser persönliche Arbeitsbereich nicht auch persönlich bleiben?
Neben der Privacy-Thematik gibt es ein noch viel fundamentaleres Problem:
Der Mitarbeiter, dessen BYOM/BYOD-PC nun als Meeting-Zentrale dient, verliert den Zugriff auf sein Personal Device! Sie/Er hat keine Möglichkeit mehr, persönliche Notizen anzufertigen oder sein persönliches Gerät für sich selbst zu nutzen.
Grund Nr. 2, warum BYOD/BYOM nicht die Lösung ist:
Es kann nicht richtig sein, dass BYOD/BYOM per Definition Teilnehmer zweiter Klasse schafft, nämlich jene, die auf ihr Personal Device verzichten müssen, weil dieses als Bildquelle im Meetingraum benötigt wird.
3. Mein Notebook als Konferenzraum-Zentrale?
Eine technische Frage:
Ist ein Personal Device des Nutzers, also ein Smartphone, Tablet, Notebook, überhaupt das „richtige“ Device, um als Ton/Bild/Meeting-Zentrale zu dienen? Für Tablets und Smartphones kann man das ausschließen, bleibt also nur mehr die Kategorie der Notebooks. Auch ein Notebook ist schlicht das falsche Gerät, denn weder Hardware noch Software ist für Gruppenarbeit ausgelegt. Man KANN zwar externe Devices per HDMI, USB-C oder USB anschließen, aber will man den Nutzern diese Komplexität wirklich zumuten?
Dank smarter Technik wie Plug’n‘Play oder UVC (USB Video Class) finden Kamera & Co grundsätzlich an das Notebook; das Ergebnis ist jedoch weit vom Optimum entfernt, weil auf Basisfunktionen beschränkt. Sollen etwa zusätzlich erforderliche Treiber beim Beginn eines Meetings erst mühsam installiert werden? Erlaubt das die Security Policy überhaupt? Sollen diese „auf Verdacht“ („just in case“) auf allen Geräten des Unternehmens ausgerollt werden? Für wie viele unterschiedliche Systeme im Haus muss das gemacht werden? ..
In der praktischen Umsetzung stellen sich viele dieser Fragen.
Selbst, wenn all diese hardware-nahen Herausforderungen gelöst wären und/oder die Nutzer die Kompromisse akzeptieren, bleibt die Tatsache, dass die Notebook-Software für „personal use“ und eben nicht für die Verwendung in einem Meetingraum gedacht ist.
Ein Zoom/Teams/Webex Desktop Client für Windows oder Mac sieht grundlegend anders aus als ein Zoom/Teams Rooms System! Eben weil es zwei grundlegend andere Anforderungen sind. Ein PKW sieht auch anders aus als ein Autobus, obwohl beide zum Transport von Menschen dienen. Keine der beiden Kategorien ist besser oder schlechter, sie sind schlicht auf einen anderen Anwendungszweck OPTIMIERT.
Raumsysteme bieten mittlerweile eine Vielzahl von Funktionen speziell für die Teamarbeit im Shared Space.
Grund Nr. 3, warum BYOD/BYOM nicht die Lösung ist:
Die speziellen Anforderungen von Shared Space werden von Personal Devices nicht erfüllt. Dies betrifft nicht nur die Hardware, sondern speziell auch die Software und hier besonders das User Interface.
Will man die Nutzererfahrung in BYOD/BYOM-Setups halbwegs annehmbar halten, so müssen die Ansprüche der User stark reduziert werden, auf viele Funktionen muss verzichtet werden.
4. Der Content ist schon in der Cloud
Im Jahr 2023 kann man davon ausgehen, dass der zu präsentierende Content schon irgendwo in der Cloud liegt. Genau darum geht es doch beim „Cloud Workplace“ wie M365 oder Google Workspace, oder?
Warum also mein persönliches Gerät mit dem AV-System per HDMI-Kabel im Raum verbinden und so den Content in den Raum bringen?
Es ist stattdessen zu bevorzugen, dass sich die Meeting-Plattform den Content direkt aus der Cloud holt und selbst in der richtigen Auflösung und passend für die Verwendung im Meetingraum darstellt. Klingt eigenartig? Keineswegs, denn das ist EXAKT, was bei z.B. MS Teams mit der Funktion Powerpoint Live passiert! Ein Android Smartphone mit MS Teams Client reicht vollkommen, eine auf meinem Onedrive liegende Präsentation drahtlos auf ein großes Raumsystem zu schicken.
Das Personal Device ist also nicht mehr die Bildquelle, sondern bestenfalls eine Fernbedienung für die Präsentation oder bleibt meine persönliche unabhängige Anzeige.
Ähnliches gilt z.B. für gemeinsam genutzte Whiteboards oder auch Excel Live.
Sobald man den Cloud-Workplace wirklich lebt, stellen sich ganz viele BYOD-Fragen gar nicht mehr. Daten „in the cloud“ sind ortsunabhängig und auch Geräte-agnostisch. Je nach Anforderung greifen die User über die unterschiedlichsten Endgeräte zu. Mal ist es ein Webbrowser, mal ist es ein Smartphone oder ein Notebook. Oder eben ein für den Meetingraum optimiertes Raumsystem wie ein MTR oder Zoom Rooms mit all den Features, die man im Meetingraum haben will und braucht!
Grund Nr. 4, warum BYOD/BYOM nicht die Lösung ist:
In Cloud-basierten Collaborations-Plattformen ist der Content komplett vom Endgerät entkoppelt. Es ist ein fragwürdiger Ansatz, den Content mit einem Personal Device aus der Cloud zu holen, um ihn dann per HDMI-Kabel vergrößert an die Wand zu kopieren. Das Ergebnis bleibt ein vergrößerter User-Desktop aber kein für die Teamarbeit optimiertes Erlebnis. Man verzichtet auf viele Funktionen moderner Raumsysteme.
5. Warum kann nur einer im Raum präsentieren?
Sobald sich der Raum über einen BYOD/BYOM-Rechner teilnimmt, ist das Display im Raum fix mit genau diesem einen PC verbunden. Völlig egal ob drahtlos oder per HDMI/USB-Kabel. Wie kann aber nun ein anderer Teilnehmer im Raum seinen Content in einem solchen BYOM-Setup zeigen?
Durch das Abstecken des Notebooks wird der Raum (Screen und AV-Komponenten) vom Meeting abgetrennt! Der Bildschirm ist zwar nun frei für andere Präsentatoren, das Teams/Zoom/Webex/Google-Meeting verbleibt aber auf dem gerade abgesteckten Notebook und läuft dort weiter. Benutzt nun ein anderer User den freigewordenen Bildschirm an der Wand, so wird zwar dessen Content lokal präsentiert, aber die Remote-Teilnehmer bekommen davon nichts mehr mit! Der Raum bzw. dessen AV-Komponenten sind ja nicht mehr Teil des Video-Calls.
Grund Nr. 5, warum BYOD/BYOM nicht die Lösung ist:
BYOM bindet nicht nur ein Personal Device (siehe Punkt 2), sondern macht es nahezu unmöglich, auf ein anderes Device im Raum zu wechseln. Es wird sehr schwer für Teilnehmer im gleichen Raum jeweils Ihren Content zu teilen. Nur die Verwendung eines von den Personal Devices der Teilnehmer unabhängigem Raumsystems ermöglicht maximale Flexibilität.
Zusammenfassung und Ausblick
Bei näherer Betrachtung ist speziell BYOM einfach nicht der richtige Weg. Warum wird es trotzdem so häufig gemacht?
Wahrscheinlich, weil es „einfach“ ist, auch für den Meetingraum die gleichen Annahmen zu treffen wie für den Einzel-Arbeitsplatz.
Vielleicht auch, weil man glaubt, dass „weniger“ im Meetingraum automatisch die Bedienung und die Komplexität vereinfacht.
Wie dieser Blogpost aber hoffentlich gezeigt hat, ist genau das Gegenteil der Fall! Die Anschaffungs- und Betriebskosten von Raumsystemen werden über effizientere Meetings und zufriedenere Nutzer vielfach zurückgeholt. Weil mit den richtigen Werkzeugen einfach bessere Arbeit geleistet wird. Das gilt ganz besonders auch in Meetings, wo mehr als nur eine Person betroffen ist.
Und lassen Sie uns nicht vergessen:
Cloud-Dienste wie Microsoft365 oder Google Workplace in Kombination mit intelligenten Collaboration-Plattformen wie MS Teams, Webex oder Zoom haben Meetings grundlegend verändert! Den Desktop an der Wand zu kopieren, reicht einfach nicht mehr.
Neue Arbeitsmethoden benötigen neue Werkzeuge
Natürlich muss man auch weiterhin die Möglichkeit haben, eigene Devices anzuschließen zu können! Dies hat aber nichts mit der Grund-Idee von BYOM gemeinsam, bei der erst die mobilen Geräte der Benutzer den Raum wirklich funktionsfähig machen.
Themen wie Security und Privacy müssen ebenfalls angesprochen werden. Genauso ist Device Management ein essenzieller Teil erfolgreicher Projekte. Aber mit der gleichen Selbstverständlichkeit, mit der Sie heute ein TV-Gerät mit eingebautem Netflix, Amazon-Prime, Chromecast & Co kaufen, wird die nächste Generation Ihrer Medientechnik ein aktiver Teilnehmer Ihrer Meetings sein und nicht mehr nur ein passiver „Verstärker für Bild- und Ton“ Ihrer Notebooks.
In diesem Blogpost habe ich viele Frage gestellt. Bei der Beantwortung bin ich gerne behilflich. Bitte kontaktieren Sie mich unverbindlich.