Webex Direct Guest Join Problem bei Microsoft Teams Rooms

Direct Guest Join ist ein höchst nützliches Feature für Microsoft Teams Rooms. Damit können MTRs auch Meetings von Cisco Webex und Zoom direkt beitreten ohne dafür auf externe Clouddienste zurückgreifen müssen. In den allermeisten Fällen ist es auch ganz einfach. Man hält sich an die offizielle Dokumentation von Microsoft (Link ) und (Geheimtip! hält sich an den exzellenten Artikel Microsoft Teams Room Guest Join Access – Webex des MTR-Spezialisten Graham Walsh.

Damit funktionierte es bis jetzt bei allen mir bekannten Projekten. Doch plötzlich gab es ein Webex Direct Guest Join Problem bei Microsoft Teams Rooms in einem meiner eigenen Projekte.

Der MTR konnte zwar Webex Meetings prinzipiell beitreten, aber ausgerechnet bei Meetings der eigenen Webex-Domäne des Kunden wollte es absolut nicht klappen. Anstatt ins Meeting zu kommen, sah man nur kurz:

„Cisco Webex unexpectedly ended the meeting. Try joining again.“

Bei jeder anderen Webex Domäne funktionierte es aber problemlos. Was war also bei diesem Kunden anders ?

Problemeingrenzung auf MTR Seite

Das zertifizierte MTR System (Crestron Flex) des Kunden verhielt sich absolut ident zu den Geräten in meinem UC-Labor. Damit lag der Fehler offensichtlich weder beim Netzwerk des Kunden noch beim einzelnen Gerät; auch nicht beim Hersteller.

Wer darf Webex-Meetings beitreten?

Ein häufiger Fehler ist jener, dass beim Aufsetzen des Webex-Meetings vergessen wird, den Zugriff für GÄSTE zu erlauben. Wie in der nachfolgenden Grafik zu sehen, gibt es drei Optionen. Der Default kann vom Admin vordefiniert werden, der Host kann dies aber für jedes einzelne Meeting verändern:

1. Gäste können dem Meeting beitreten
2. Es gibt eine Lobby, in der Gäste warten müssen
3. Gäste dürfen nicht beitreten

Es gilt der folgende wichtige Grundsatz:

Da ein MTR über keine eigenen Webex-Credentials verfügt, tritt er einem Webex Meeting immer als Gast bei. Folglich darf der Gastzugang nicht deaktiviert sein!

Webex Direct Guest Join Weisheit

In unserem Fall passierte der Fehler jedoch unabhängig von dieser Einstellung. Die Webex-Domäne des Kunden verhielt sich immer so, also wäre der Gastzugang nicht erlaubt.

An dieser Stelle ein lieber Gruß an Cisco:
Cisco, Eure Fehlermeldung ist absolut nichtssagend und nicht hilfreich.
Übrigens, die exakt gleiche Fehlermeldung wird gezeigt, wenn der MTR mangels Gastzugang nicht möglich ist.

Problemeingrenzung WebRTC

Der Direct Guest Join eines Microsoft Teams Rooms System funktioniert über WebRTC. Dies ist eine Technologie, die Audio/Video-Anwendung in einem Browser ermöglichen. Das MTR System startet zur Teilnahme an einem Webex/Zoom-Meeting also einen Browser. So weit, so gut.
Dies lässt sich einfach nachstellen. Einfach am Desktop-PC den Lieblingsbrowser geöffnet und den Webex-Join-Link angeklickt. Funktioniert wunderbar! Sehr eigenartig.

Die nächste Steigerungsstufe war es, direkt am MTR auf den Windows Desktop als Admin zu gehen. Auch der MTR-eigene Edge Browser konnte problemlos ins Meeting einsteigen! Warum funktioniert es auf diese Weise?

An dieser Stelle war klar, dass die Lösungsfindung tricky werden würde.

Logfiles auf dem MTR

Obwohl nicht ganz trivial, können vom MTR System umfangreiche Logfiles gezogen werden. (Anleitung hier). Im Directory ThirdPartyLog ist das Logfile ThirdParty.txt. Und genau dort fand sich folgender kryptischer Eintrag:

Interessanterweise war auf Seiten von Webex absolut nichts in deren Logs zu finden. Der erfolglose Versuch des MTR wurde dort überhaupt nicht erwähnt. Es gab also nicht mehr als die obige Fehlermeldung.

Prompte Hilfe durch Cisco

Nachdem weder beim überaus kompetenten Webex-Integrator des Kunden noch im weiten Internet auch nur die kleinste Info über einen Error 403018 zu finden war, wurde Cisco offiziell eingeschalten.

Binnen kürzester Zeit landete unser Supportfall beim Cisco TAC und wanderte dort verblüffend schnell durch die Instanzen.

Lösung in Etappen

Die Antwort der Webex-Spezialisten war so einfach wie verwirrend.
Offensichtlich ist eine spezielle Option ausgeschalten. Einfach einschalten und schon wird alles funktionieren so die aufmunternden Worte der Spezialisten.

An dieser Stelle folgte nun eine riesige Überraschung.
Diese Option war nirgends im Admin-Menü des Kunden zu finden! Die Anweisung des Supports war absolut eindeutig:

Configuration > Common Site Settings > Options.
Scroll to the Third-Party Integration section:
Enable third-party apps and developers to integrate with Webex Meetings using XML APIs

Aber weder dort noch an anderer Stelle fand sich diese Option! Nun waren auch die Spezialisten bei Cisco total verblüfft. Trotzdem dürften die echten Spezialisten schon gewusst haben, was hier passiert. Denn auf welche Weise auch immer wurde diese Option kurzfristig sichtbar gemacht. Was hier eigentlich passiert ist, wird wohl für immer ein Cisco Geheimnis bleiben.
Schöne, neue Cloud-Welt….

Ab dann war es ein Home-Run:
Die Option war plötzlich zu sehen!
Also Haken setzen und auf Update klicken.
Mehr war vom Webex-Admin nicht zu machen.

Alle waren auf das unmittelbar folgende Test-Meeting gespannt.
Was soll ich sagen? Der MTR kam sofort in das Meeting! Problem gelöst! Aus der allgemeinen Verwunderung wurde große Erleichterung.

Nachbetrachtung

Das Problem konnte gelöst werden, der Kunde ist happy und das Projekt ist gerettet. Was aber ist eigentlich geschehen? Folgende Learnings haben wir alle mitgenommen:

1. Der Direct Guest Join eines MTRs ist NICHT nur eine einfache Browser-Session; es findet eine zusätzliche Kommunikation über die Cisco Webex XML API statt. Ich vermute, diese wird u.a. zur Fernsteuerung des MTR-Browsers verwendet. Wie sonst sollte der MTR z.B. am Ende eines Webex-Meetings erkennen, dass die Session vorbei ist und der Browser geschlossen werden kann?
   Ohne Third Party XM API Access funktioniert es eben nicht!
2. Warum diese Einstellung bei diesem einen Kunden nicht sichtbar war, kann sich im Moment niemand so recht erklären. Ich überlasse es den Cisco Webex Gurus, darüber zu spekulieren. Alle beteiligten Personen waren jedoch ehrlich überrascht.
3. Offensichtlich ist diese Option bei vielen/allen (?) Webex-Domänen per default ON. Warum ich das vermute? Obwohl der Webex Direct Guest Join für MTRs schon mehr als Jahr verfügbar ist, trat dieser Fehler offensichtlich erst bei unserem Projekt zum allerersten Mal auf. Da diese Must-have-Config in keiner Dokumentation, weder auf Cisco noch auf Microsoft Seite erwähnt ist, es aber bis dato trotzdem immer funktionierte, muss diese Option wohl bei den allermeisten Webex-Rollouts aktiviert sein. Logisch, oder?

Danksagung

An dieser Stelle möchte ich mich bei einigen Personen ganz herzlich bedanken. Diese haben die ganze Arbeit auf Cisco Webex Seite geleistet. Mein bescheidener Beitrag war der Aufbau der Testsysteme und die Isolierung der Fehlermeldung auf der MTR Seite. Ohne diese wäre es laut Feedback von CISCO extrem schwer gewesen, den Grund für das Webex Direct Guest Join Problem bei Microsoft Teams Rooms zu finden.

Daher DANKE an:
Werner Amon , System Engineer Collaboration bei NTS Netzwerk Telekom Service AG
Clemens Geyer, Technical Solutions Architect bei Cisco Austria

Danke auch an die anonymen Gurus vom Cisco Collaboration TAC , dem Kunden und dem Integrator für dir Organisation aller Tests.

Fazit

Meine Beteiligung in diesem speziellen Fall ging sicherlich weit über das übliche Maß eines Workplace-Konsulenten hinaus. Es war aber höchst spannend, wieder einmal ganz tief in die Technik einzusteigen. Auch wenn das jetzt ein wenig nach Eigenlob klingen mag: Ich bin sehr froh, neben meinen Kundenprojekten viel Zeit und Aufwand in Trainings auf unterschiedlichen Plattformen und Technologien zu investieren. Zeugnisse wie Microsoft Teams Rooms Solutions Sales Professional und Cisco Webex Ambassador allein haben zwar hier nicht ausgereicht, waren aber eine tolle Grundlage zum Verständnis der beiden Seiten. Gemeinsam konnten wir das Problem lösen. Nochmals danke an alle Beteiligten und danke an den Kunden für sein Vertrauen in uns.

Wenn auch sie Plattform-übergreifende Projekte haben, freue ich mich auf Ihre Anfragen. Es muss ja nicht gleich wieder ein Webex Direct Guest Join Problem sein. 🙂

P.S. Ich hoffe, dass dieser Artikel dank Google & Co im Fall des Falles gefunden wird und andere Techniker daher schneller zur Lösung kommen.