10 Fragen des Raummanagements

Nach Grundsätzlichem im ersten Teil (10 Fragen des Raummanagements -Tei l-1 Einleitung) und dem eher technischen WIE in Teil 2 (10 Fragen des Raummanagements -Teil 2-Wie wird gebucht) soll es heute im Teil 3 um folgende Frage gehen:

10 Fragen des Raummanagements – Frage 2: Wird überhaupt gebucht?

Wie kann ich dies überprüfen und warum will ich es überhaupt wissen?

Sollen Raumressourcen überhaupt gebucht werden?

Diese Frage klingt im ersten Moment vielleicht ein wenig banal, doch wenn Ihnen die Fakten aus den beiden ersten Teilen nicht knackig genug waren oder sie noch immer nicht überzeugt sind, dann nachfolgend die ganze ungeschminkte Wahrheit gewürzt mit einer gehörigen Prise Business-Realität:

Während früher Meetingräume jeglicher Art max. 5-10% der Bürofläche eines typischen Unternehmens ausmachten, steigt dieser Anteil seit Jahren ohne Anzeichen irgendeiner baldigen Sättigung rasant an! Besonders agile Unternehmen haben schon heute bis zu 50% ihrer Fläche in nicht-territorialen Arbeitsplätzen und anderen shared spaces. Soll heißen: Wenn es früher Unternehmen einfach akzeptierten, für 10% der Fläche über keine oder nur unzureichende Kenntnis betreffend Nutzung zu haben, kann es sich ein Unternehmen im wahrsten Sinne des Wortes nicht mehr leisten, bei 50% (und künftig wahrscheinlich noch mehr!) mehr oder minder ahnungslos zu sein, wer welche Kosten warum verursacht!

Die andere Seite der Medaille

Wer an dieser Stelle stolz berichtet, keinerlei diesbezüglichen Probleme zu haben, weil immer alle genug Räume finden, braucht sich nicht entspannt zurücklehnen, denn es ist ein klares Zeichen von Ressourcen-Überfluss, wenn immer für alle genug von allem da ist!

Analogie: Welche Autovermietung könnte (und wollte!) es sich leisten, zu jedem Zeitpunkt an jedem Standort jede Autokategorie vorrätig zu halten? Sie werden mir zustimmen, dass gerade solche extrem kompetitiven Märkte Unmengen für die Optimierung Ihrer Prozesse und Kostenstruktur ausgeben und daher ein ideales Vorbild für uns sein können.

Wir sind uns also hoffentlich einig, dass Raum- und Ressourcenbuchung wesentlich ist und dass deren Bedeutung weiter steigen wird. Neben dem flächenmäßigen Anstieg der sogenannten Shared Spaces sind es auch komplett andere Arbeitsformen sowie die Änderung des Unternehmensgebäudes weg von der Hülle für Schreibtische hin zu einem Ort der Begegnung, Kommunikation und Collaboration, die ein aktives Management von Raumressourcen erfordern.

Begleiten Sie mich bitte beim folgenden Gedankenexperiment: Wir haben nun ein prächtiges System für die Reservierung von Meetingräumen (und auch anderen Shared Spaces, dazu später mehr) aber es scheint so, als ob die Realität nicht mit dem Buchungsstand übereinstimmt. Man kann es nun drehen und wenden wie man will, die Wahrheit ist eine ganz einfache: Wir müssen auch sicherstellen, dass wirklich ALLE Meetings gebucht sind und im Umkehrschluss, dass auch alle gebuchten Meetings tatsächlich stattfinden oder abgesagt werden!

Abgesehen von STASI-artiger Überwachung aller Personen gibt es aber eine ganz einfache und auch viel effektivere Methode, das Problem in den Griff zu bekommen.

Raumnutzungsmatrix

Es beginnt mit der Erkenntnis, dass es einen fundamentalen Unterschied zwischen einem GENUTZTEN und einem RESERVIERTEN Raum gibt!

Hier sei als Analogie ein Restaurant erwähnt: Nicht jeder reservierte Tisch ist auch ein verkaufter Tisch, wie das bei den Gastronomen so passend genannt wird.

Und damit sind wir in unserer Serie 10 Fragen des Raummanagements bei dem zentralen Element der Raumbuchungsmatrix angelangt.

Räume können zu einer Zeit nur in einem der folgenden vier Zustände sein.

Gebucht und Belegt = Normalbetrieb
Alles in Ordnung! Der Raum ist in Benutzung (dafür wurde er ja schließlich gebaut!) und es gibt auch eine Buchung dazu. Diesen Zustand wollen wir im Sinne einer optimalen Auslastung möglichst häufig haben. Vollauslastung ist hier nicht bezogen auf eine 40 Stundenarbeitswoche, sondern aus Sicht des Gebäudes genaugenommen 7*24 Stunden je Woche!
Nicht gebucht und nicht belegt = Leerstehend
Dieser Zustand der Nicht-Nutzung stört zwar aus Auslastungssicht, doch stimmt der IST-Status mit dem SOLL (=Buchung) überein. Es ist also nichts „falsch“ aber eben nicht ausreichend genutzt. Hier steckt also noch Potential, aber wir haben kein Problem.
Gebucht aber nicht belegt = No Show
Solange es noch genug andere freie Räume (siehe Leerstand) gibt, scheint dieser Status verschmerzbar. Sobald aber für den kurzfristigen Bedarf keine Räume mehr frei sind, wird es zum einem echten, wenn auch vermeidbarem Problem. Zu anderen, viel dramatischeren Auswirkungen weiter unten in diesem Artikel noch mehr Information.
Nicht gebucht aber belegt = Piratenmeeting
Dies ist ein ernstes disziplinäres Problem. Auch wenn es keine strenge Kostenrechnung gibt, der Pirat sich also durch nicht-buchen keine unmittelbaren Kostenvorteile erschleicht, sorgen Piraten-Meetings für Probleme. Mehr dazu weiter unten.

Genauigkeitsfanatiker werden zurecht monieren, dass Räume niemals zu 100% genutzt werden können, weil auch geputzt werden muss. Ohne hier einem größeren Artikel zu exakt diesem Thema vorgreifen zu wollen, gilt es jedoch, zwischen der eigentlichen Raumreinigung und dem Wiederherstellung des vorherigen Zustandes zu unterscheiden. Ersteres dauert oft nur wenige Minuten täglich, während Zweiteres durchaus in Räumen außerhalb der Vorstandsebene von den Nutzern selbst im Rahmen der normalen Nutzung übernommen werden kann. Warum auch nicht, am Arbeitsplatz gibt es ja normalerweise auch kein Zimmerservice, oder?

Gegenüberstellung Gebucht <-> Belegt

Die getrennte Auswertung aller Buchungen im Kalendersystem sowie die Auswertung des Präsenzstatus des Raumes sagt schon viel über die Auslastung aus.

Jedoch nur die Gegenüberstellung von IST-Zustand der realen Nutzung mit dem SOLL-Zustand aus dem Buchungskalender liefert die nötigen Fakten über die Glaubwürdigkeit bzw. Aussagekraft der gespeicherten Daten sowie über die Disziplin der Nutzer.

Nur dadurch werden unerwünschte Zustände Piratenmeeting bzw. No Show zuverlässig aufgezeigt. Es ist offensichtlich, dass JEDES Auftreten dieser Zustände aktiv hinterfragt werden sollte, stellt es doch eine Nichtbeachtung interner Regelungen, einen Missbrauch von Unternehmensressourcen und last but not least eine Belastung für das Betriebsklima dar.

Unverzichtbares Feature: Korrekte Erfassung des Belegt-Status

Sie fragen sich vielleicht, wie man nun den realen Belegt Status eines Meetingraumes erfassen kann, ohne einen Aufpasser bei jeder Tür zu platzieren. Nun, es gibt eine ganze Reihe von mehr oder minder treffsicheren Methoden. Ich erlaube mir, an dieser Stelle darauf aufmerksam zu machen, dass ohne automatischer Erfassung des Präsenzstatus eines Raumes jede Art von Ressourcenoptimierung mit großer Wahrscheinlichkeit scheitern wird! Ohne reale, d.h. gemessene Daten bleibt alles Theorie!

Eine unvollständige Liste an Möglichkeiten der Anwesenheits-Messung

Präsenzmelder / Näherungssensor
Extrem treffsicher und seit Jahrzehnten auf Millionen von WCs bewährt. Nachteilig war bis vor Kurzem, dass die Nachrüstung von Bewegungsmeldern mit Verkabelung verbunden war. Es gibt aber auch schon drahtlose Varianten, die einfach an die Wand oder Decke geklebt werden. Da der Präsenzmelder auch für andere Gewerke (Beleuchtung, Heizung/Klima, etc.) von Interesse ist, sollte eigentlich jeder Raum mit einem Präsenzmelder ausgestattet werden. Der einmalige Aufwand steht in keinem Verhältnis zum langfristigen Sparpotential!
Mitbenutzung existierender Präsenzmelder
Möglicherweise gibt es ja schon eine Form der Präsenzmeldung im Raum. Diese nutzbar zu machen sollte kein allzu großes Problem sein.
Signal- bzw. Nutzungserkennung der Gebäude- und Medientechnik
Obwohl prinzipiell möglich,, dass sich jemand einfach in den Raum setzt ohne auch nur einen Schalter zu berühren, ist dies höchst unwahrscheinlich. Die Anwesenheit kann daher auch aus folgenden Vorgängen abgeleitet werden:
* Benutzung von Userinterfaces im Raum (Lichtschalter, Bedienteil für Klima, Touchpanel am Tisch, Leinwand oder Jalousien-Taster, etc.)
* Signalerkennung an der Medientechnik: Wenn „plötzlich“ am HMDI-Eingang auf dem Tisch ein Signal anliegt, hat wohl jemand ein Notebook angesteckt, oder?
* Ein LCD-Display wird über die IR-Fernbedienung eingeschalten und meldet dies über das Netzwerk an ein zentrales Monitoring.
* Oder das Funkmikrofon meldet, dass es aus der Ladestation entnommen wurde, usw.
iBeacon oder andere Nahfeldfunktechnologien melden die Anwesenheit von Smart Phones. Da sich diese nicht von alleine in den Raum tragen, sind wohl Menschen mit in den Raum gekommen.
Videoüberwachung
Aus Gründen der Privatsphäre nicht unbedenklich, aber in moderner Ausführung, d.h. nur Bewegungserkennung aber keinerlei Aufzeichnung des Bildes eine absolut valide Option.

Kurzum, mit ein wenig Kreativität ist es oft verblüffend, wie einfach es ist, die Anwesenheit von Personen in einem Raum zu erkennen. Bauliche Änderungen oder zusätzliche Verkabelungen sind nicht mehr zwangsläufig nötig.

Wer nicht kommt zur rechten Zeit …

Was aber tun, wenn trotz Aufklärung der Nutzer zu viele No Shows die effektive Verfügbarkeit von Räumen spürbar vermindert? Erinnern wir uns an den Vergleich mit dem Restaurant. Dort ist es durchaus üblich, dass ein Tisch anderweitig vergeben wird, die Reservierung also annulliert wird, wenn der Gast nicht innerhalb einer gewissen Zeitspanne erscheint. Exakt das gleiche kann man auch mit Meetingräumen machen! Registriert beispielsweise der Präsenzmelder (oder irgendeine andere Form der Anwesenheits-Detektion) 15 Minuten nach Beginn einer Buchung noch immer keinerlei Aktivität, wird die Reservierung kurzerhand gelöscht und der Raum wird automatisch freigegeben. Das macht bei einer kurzen 30 Minuten Buchung wahrscheinlich kaum einen Unterschied, wenn aber für mehrere Stunden geblockte Räume so schon nach 15 Minuten wieder freigegeben werden, kann damit die Verfügbarkeit signifikant gesteigert werden. Sendet das System zusätzlich eine Info per Email an den Nicht-Nutzer (und vielleicht sogar an dessen Vorgesetzten ?!) über die No Show Stornierung, dann sorgt das unter Garantie für den nötigen Lerneffekt.

Wenn No Shows schon bei Einzelmeetings schlecht sind, so werden diese bei regelmäßig wiederkehrenden Terminen zu einem echten Problem. Oft vergessen Organisatoren schlichtweg die Raumbuchung zu löschen, wenn eine Arbeitsgruppe aufgelöst wurde oder sich statt wöchentlich am Dienstag nun am Donnerstag trifft. Selbst „Zombiemeetings“ kommen vor, bei denen der Organisator schon vor Monaten aus dem Unternehmen ausgeschiedenen war, dessen wöchentlicher Jour Fixe aber noch immer einen Raum blockiert hat! Als Ausweg haben einige große Konzerne eine Regel eingeführt, bei denen bei drei aufeinanderfolgenden No Shows einer Terminserie die gesamte Terminserie automatisch gelöscht wird. Man glaubt es kaum: Innerhalb von zwei Monaten verschwanden bei einem Unternehmen damit über 10% der Reservierungen; die Verfügbarkeit von Räumen stieg massiv an! Man kann es auch so sehen: 10% mehr Meetingkapazität ohne zusätzliche Fläche, ohne zusätzliche Einrichtung, etc.

Niemand weiß, dass …

Ein paar Worte zum Thema Piratenmeeting. Das Problem ist nicht primär die Disziplinlosigkeit der Piraten, einen Raum ohne Buchung einfach zu „besetzen“, sondern vielmehr die die damit verursachten Probleme und verursachten Mehrkosten. dazu ein Beispiel:
Der im System als frei angezeigte Raum wird von jemand kurzfristig gebucht. Beim Erscheinen im Meetingraum ist dieser jedoch keineswegs frei, sondern schon besetzt. Die nachfolgenden Diskussionen und Verzögerungen, wer nun den Raum warum zu räumen hat, wohin man ausweichen soll oder muss (hier kommen auch ganz schnell Hierarchien ins Spiel!) sind echte Produktivitätskiller. Sind neben Mitarbeitern auch noch Gäste oder Kunden beteiligt, dann wird es ganz schnell auch sehr peinlich. Kurzum, solche Situationen sind absolut zu vermeiden, der Produktivität zu liebe, dem Image und der Mitarbeiterzufriedenheit wegen!

Davon abgesehen scheint ein „erfolgreiches“ Piratenmeeting, also eines, das unbemerkt abgehalten wurde, in keiner Statistik auf. Das Management verlässt sich bei Investitionen auf die Nutzungsdaten aus dem Buchungssystem. Wenn diese aber nicht die tatsächliche Nutzung widerspiegeln sind Fehlentscheidungen vorprogrammiert.

Alles meins!

Ganz am Schluss muss ein Problem angesprochen werden, welches leider in großen Unternehmen immer wieder zu beobachten ist. Ich nenne sie die „Besetzer“. Meist sind es Abteilungen, die durch Blockade, d.h. laufende und permanente Buchung eines einzelnen Raumes so etwas wie eine Eroberung eines Territoriums machen. Abteilung X gründet im Raum 123 eine „Kolonie“. Oft auch als Revanche dafür, dass ein ehemals exklusiv einer Abteilung gehörender Raum nun auch für andere oder alle Abteilungen frei buchbar sein soll.
Motto: Raumverlust = Gesichtsverlust
Jeglicher Versuch von „Eindringlingen“, diesen Raum zu buchen, scheitert kläglich, der Raum ist auf Wochen hinaus ausgebucht. Verstärkt wird dieser Trend noch, wenn die Buchung nicht vollautomatisch, sondern manuell rückbestätigt wird. Egal wie früh man dran ist, egal zu welcher Uhrzeit, dieser eine Raum ist offenbar nur für diese eine Abteilung verfügbar. Dass solche Vorgänge, von der Auswirkung auf das Betriebsklima einmal ganz abgesehen, kaum zur optimalen Ressourcenauslastung beiträgt, liegt auf der Hand.
Ein äußerst effektives Mittel zur Eindämmung solcher Probleme ist ein rigoroses No-Show Management aber auch die Verkürzung der Zeitspanne, auf die dieser Raum im Voraus gebucht werden kann. Natürlich hilft eine raumbezogene Kostenrechnung hier enorm: Sobald die Blockade so richtig ins Geld geht, werden Kolonien schnell aufgegeben.

Achtung: Wann immer eine (strengere) Kostenzuweisung weg von Gemeinkosten hin zu nutzungsabhängigen, variablen Kosten eingeführt bzw. verschärft wird, muss man realistischer Weise mit einem Anstieg an Piratenmeetings rechnen, weil sich manche um diese Kosten drücken wollen.

So sehr die Frage „Wird überhaupt gebucht“ in ersten Augenblick primär nach purer Neugierde klingt, so essentiell ist sie jedoch für den gesamten Themenkomplex. An ihr hängen die (hoffentlich hohe!) Korrelation zwischen SOLL und IST der Raumnutzung, also dem Vergleich des BESETZT-Status eines Raumes mit der zugehörigen Reservierung/Buchung. Nicht nur bei strenger Kostenrechnung oder ausgeprägtem Korpsgeist innerhalb rivalisierender Abteilungen kommt es immer wieder zu vermeidbaren Situationen wie No Shows oder Piratenmeetings.

Raumbuchungssysteme müssen mit dem Auftreten dieser Missbrauchsvarianten rechnen. Nicht nur aus Kostengründen, sondern auch aus Gründen der Mitarbeiterzufriedenheit. Schließlich darf man den ursprünglichen Zweck solcher Systeme niemals aus den Augen verlieren:

Raumbuchungssysteme sollen helfen, die zur Verfügung stehenden Ressourcen des Unternehmens optimal auszunutzen. Die Mitarbeiter sollen einfach, übersichtlich und nachvollziehbar die für sie nötigen Ressourcen vorab oder auch kurzfristig reservieren können. Das Unternehmen will automatisch Daten gewinnen, um diese Ressourcen in ausreichender Anzahl und Qualität bereitzustellen sowie im Sinne eines permanenten Verbesserungsprozesses diese dem aktuellen Bedarf anpassen zu können.

Und, JA, es gibt natürlich eine wesentliche menschliche Komponente bei diesem Thema:

Aufrichtigkeit und Ehrlichkeit bei der gemeinschaftlichen Nutzung von Ressourcen sind ein sehr guter Gradmesser für das Betriebsklima. Wo Neid, Missgunst und Rivalität an der Tagesordnung sind, braucht man sich über Missbrauch und Tricksereien nicht wundern.

Ich bedanke mich für Ihr Durchhaltevermögen beim Durchlesen dieses langen Artikels und verweise auf den schon bald erscheinenden Teil 4 der Serie 10 Fragen des Raummanagements, wo wir uns der Frage Wie hoch ist die Auslastung meiner Räume widmen werden und ich über zum Teil überraschende Ergebnisse berichten kann.

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